Cuando el editor se va, ¿quién ocupa su lugar?

SharePoint es la solución de Microsoft que combina portales, módulos de búsqueda y espacios de colaboración basada en el navegador web.

Cuando se lo utiliza como plataforma de gestión documental empresarial, la administración del contenido es crítica, por lo que editor se convierte en el personaje clave de esta historia.

¿Qué sucede cuando el gestor de contenidos se va? ¿Qué medidas debería tomar una empresa para asegurar que las actividades sigan su curso?

1. Formar a una persona como “backup” del editor, que conozca todas las tareas de administración de contenido, para cubrirlo durante cualquier ausencia, ya sea por vacaciones, enfermedad, maternidad o paternidad, por ejemplo.

2. Documentar las tareas delimitadas para el puesto y redactar instrucciones para la administración de la plataforma. Esto facilitará el entrenamiento de nuevas personas para esta posición y hará más llevadera la transición.

3. Diseñar un plan de comunicación y calendarizar los contenidos que deben ser publicados y actualizados cada mes, con el fin de simplificar las tareas de seguimiento y cumplimiento de métricas.

4. Designar responsables y estandarizar las tareas de cada función. Esto ayudará a que la incorporación de un nuevo usuario suceda de manera natural, ya que las actividades diarias están atadas a un rol específico.

5. Establecer objetivos y parámetros de análisis que serán evaluados anualmente, con el fin de monitorear el desempeño de la persona.

6. Programar auditorías internas para valorar la efectividad de la plataforma y aplicar un programa de mejora continua. Esto también ayuda a mantener el sitio actualizado y eliminar páginas fuera de uso.

La buena gestión de contenidos es la base del éxito de la gestión Documental. Por eso, es necesario tener un plan de acción detallado para lograr una transición ordenada. [i]

Escrito por: Fernando Hunth, Senior SharePoint Consultant de Baufest

Acerca de Baufest – http://www.baufest.com.ar

Empresa internacional de origen argentino proveedora de servicios y soluciones de IT, Baufest cuenta con seis oficinas distribuidas en Argentina, México, Estados Unidos y España. Con más de 20 años de trayectoria y una estructura de más de 300 empleados, acumula más de 1000 proyectos innovadores de soluciones de negocio para más de 100 empresas líderes en 50 países. Baufest es una de las 5 empresas de desarrollo de software con mayor facturación en Argentina de acuerdo al informe de mercado que elabora IDC, es considerada por quinto año consecutivo una de las 50 mejores empresas para trabajar en el país por el Great Place to Work Institute, es reconocida como uno de los proveedores de servicios de IT con mejor imagen, según el ranking de la revista Information Technology, y fue distinguida por la Cámara de Empresas de Software y Servicios Informáticos de Argentina (CESSI) y la Fundación Sadosky con el premio Sadosky a la Trayectoria Empresaria 2011.

Fernando Hunth, especialista de Nintex

Fernando Hunth actualmente se desempeña como consultor especialista de SharePoint y Nintex en Baufest Argentina y es, en forma paralela, jefe del equipo de arquitectos en SharePoint. Previamente, trabajó en Globant y Huddle Group.